Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen

XRechnung, ZUGFeRD oder XML-Format: Wie soll sich der Unternehmer entscheiden?

In der jüngeren Vergangenheit ist im Kontext mit elektronischen Rechnungen und der fortschreitenden Digitalisierung im Rechnungswesen häufig von XRechnung, XML-Formaten oder auch ZUGFeRD zu lesen und zu hören. Vielfach ist nicht klar, worum es sich dabei handelt und ob bzw. welche Unterschiede es gibt. Der Beitrag versucht eine Einordnung, ohne auf technische Details einzugehen.

1. Die Musik spielt beim Rechnungseingang. Immer mehr Rechnungen werden elektronisch verschickt, aktuell immer häufiger im PDF-Format. Was für den Versender der Rechnung extrem praktisch ist – er spart u. a. Zeit und Geld – führt beim Empfänger der Rechnung regelmäßig zu mehr Arbeit. Denn letzterer muss, wenn es sich bei der Rechnung um ein reines PDF-Dokument handelt, dieses meist weiter bearbeiten. Entweder er druckt es aus und arbeitet mit der Papierrechnung weiter. Oder er scannt es ein und kann es dann elektronisch in seinen Systemen weiterverarbeiten. In beiden Fällen entsteht Mehraufwand und die Fehleranfälligkeit steigt ebenfalls. Zwar gibt es inzwischen Systeme, die auch PDF-Dokumente automatisch erkennen und verarbeiten können. Einige sind aber noch relativ fehleranfällig, und damit entsteht auch hier unter dem Strich zusätzliche Arbeit. Abhilfe bei den genannten Problemen lässt sich langfristig nur schaffen, wenn Unternehmer echte elektronische Rechnungen einsetzen, die von allen an einem Geschäftsfall beteiligten Seiten automatisch ohne manuelle Eingriffe bearbeitet werden können.

2. Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Nach dem UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG). Elektronische und papierhafte Rechnungen sind gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgenden Kriterien erfüllen:

Beinhaltung aller wesentlichen Rechnungsinformationen, z. B. die Angaben zu Leistendem und Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Umfang und Art der Leistung Gewährleistung der Nachprüfbarkeit der E-Rechnung in Bezug auf Echtheit der Herkunft sowie inhaltlicher Unversehrtheit Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang von E-Rechnungen ist notwendig.

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

Beachten Sie | Hybride Formate (enthält PDF und XML Format) sind ausdrücklich erlaubt. Beispiel für ein hybrides Format ist ZUGFeRD oder PDF/A.

3. Vorteile elektronischer Rechnungen

Die Anzahl elektronischer Rechnungen – oder besser gesagt, die Anzahl elektronisch versendeter Rechnungen – nimmt immer mehr zu. Deutlich mehr als 50 % der Unternehmen nutzen sie bereits, so die Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ der Mittelstand 4.0-Agentur Handel (www.iww.de/s1945). Denn inzwischen haben sich die Vorteile des elektronischen Versands herumgesprochen, auch in kleineren Betrieben: weniger Kosten für Papier, Drucker und Lager, erhebliche Zeitersparnis, etwa, weil man nicht mehr zum Briefkasten gehen muss, man Belege schneller finden und Rechnungen innerhalb von Sekunden zum Geschäftspartner senden kann.

Im Debitorenbereich führt das bei sonst unveränderten Bedingungen zu einer schnelleren Zahlung und einer besseren Liquidität. Experten gehen davon aus, dass sich mit jeder elektronisch versendeten Rechnung 6 – 10 EUR sparen lassen. Ein erhebliches Potenzial, das immer mehr Firmen nutzen wollen.

Zwar gibt es inzwischen Systeme, die auch PDF-Rechnungen automatisch weiterverarbeiten können; sie sind aber vor allem in kleineren Firmen noch nicht verbreitet und auch hier treten immer wieder Fehler auf, weil z. B. nicht alle Rechnungen bzw. deren Inhalte richtig erkannt werden und dann dennoch manuelle Nacharbeiten notwendig werden. Einige Fachleute sprechen von Fehlerquoten von 10 – 20 %.

4. XRechnung oder ZUGFeRD

Das EU-Parlament verabschiedete 2014 eine Richtlinie, wonach im öffentlichen Sektor ab 2018 Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet werden sollen. Auf Basis der Richtlinie wurde ein Auftrag an das CEN erteilt, eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu entwickeln, um die Interoperabilität auf europäischer Ebene zu gewährleisten. Bei öffentlichen Aufträgen wird bis November 2018 die elektronische Rechnungslegung zunächst bei Behörden im Rahmen von öffentlichen Aufträgen verpflichtend.

Lange Zeit wurde ZUGFeRD als möglicher Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung gehandelt. Es gab initial einen Austausch mit Vertretern der entsprechenden Arbeitskreise von FeRD. Schlussendlich hat man sich aber doch für einen anderen Ansatz entschieden als ZUGFeRD. Damit wurde von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland eine zweite Ausgestaltung der europäischen Norm ins Leben gerufen. Im Juni wurde nun das Format XRechnung vom IT-Planungsrat veröffentlicht und damit zum nationalen Standard.

Ist XRechnung also das neue ZUGFeRD? Und wird es ZUGFeRD bald nicht mehr geben? Nein. XRechnung ist genauso wie ZUGFeRD 2.0 eine sogenannte CIUS. CIUS steht für Core Invoice Usage Specification, also die eben erwähnte nationale Ausgestaltung der europäischen Norm. Da beide Formate die Anforderungen der europäischen Norm erfüllen bzw. erfüllen werden, sind beide Varianten aus Sicht des europäischen Gesetzgebers zulässig.

Beachten Sie | ZUGFeRD in seiner ursprünglich veröffentlichten Form entsprach nicht der EU-Norm. Das hat sich aber durch ZUGFeRD 2.0 geändert. Diese Version entspricht nun vollständig der europäischen Norm. Eine Neuerung bei ZUGFeRD 2.0 betrifft den Status als Hybridformat. Anders als bisher ist es nun möglich, XML und PDF, die zwei Repräsentanzen einer ZUGFeRD-Rechnung, in getrennten Dateien zu versenden oder auch nur rein strukturierte Daten in Form einer XML-Datei. Denn der europäische Standard kennt keine Hybridrechnungen.

4.1 Wer erwartet elektronische Rechnungen im XRechnungsformat?

Wer mit klassischen Behörden auf Ebene von Bund, Länder, Kommunen in Verhandlungen tritt, muss also demnächst XRechnungen versenden können. Neben den Behörden zählen auch Unternehmen, wenn diese mehrheitlich in öffentlicher Hand sind, zu den verpflichtenden Empfängern (bspw. Schulen und Universitäten, Energieversorger, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft, Krankenhäuser, Sozialverbände, Museen, Straßenbauunternehmen etc.).

Praxistipp | Neben dem XRechnungs-Format kann auch das Datenaustauschformat ZUGFeRD 2.0 verwendet werden.

4.2 Gilt die XRechnung auch für B2B-Geschäfte?

Nein, die XRechnung gilt derzeit nur verpflichtend für das B2G-Geschäft (Business-to-Government) – d. h. für die Rechnungsstellung an staatliche Stellen. Sie gilt nicht für das B2B-Geschäft (Geschäftskunden untereinander) oder für das B2C-Geschäft (Business-to-Customer oder Business-to-Consumer – also Endkunden/Verbraucher-Geschäft).

5. Was sollten Unternehmer im B2B-Geschäft nutzen?

Von einer echten elektronischen Rechnung kann man erst sprechen, wenn das Dokument auch zwischen Computern bzw. EDV-Systemen automatisch ausgetauscht und verarbeitet werden kann. Dazu muss die Rechnung in einem elektronischen Format erstellt werden. Dabei wird unterschieden zwischen strukturierten Daten (z. B. EDI, XML) unstrukturierten Daten (z. B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD) Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download zur Verfügung.

5.1 E-Rechnungen werden automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet. Ein automatischer und von den verwendeten EDV-Formaten grds. unabhängiger Datenaustausch ist mit sogenannten XML-Dokumenten bzw. XML-Datensätzen möglich. XML steht für eXtensible Markup Language und ist eine erweiterbare Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten.

XML ist ein textbasiertes Datenformat, das es sowohl Menschen als auch Maschinen oder Programmen ermöglicht, Dateien zu lesen und zu verarbeiten. Der Austausch von z. B. Rechnungsdaten erfolgt mit XML automatisch zwischen ein oder mehreren Computersystemen. XML kann regelmäßig unabhängig von den verwendeten Programmen eines Unternehmens verarbeitet werden. Damit bietet sich XML-Nutzern ein breites Anwendungsspektrum. Beispielsweise können Rechnungen oder Kundendaten ausgetauscht werden.

XML ist also im Prinzip so etwas wie eine automatisierte „Transportmöglichkeit“ zum elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen, mit denen sich manuelle Eingriffe oder Medienbrüche vermeiden lassen. Ein weiterer Vorteil ist, dass XML lizenzfrei und plattformunabhängig genutzt werden kann.

Einziger echter Nachteil von XML ist, dass relativ viel bzw. mehr Speicherplatz benötigt wird, als bei anderen Datenformaten, was dazu führen kann, das die Verarbeitung geringfügig länger dauert. Allerdings ist dieser Punkt im Prinzip zu vernachlässigen, weil Rechnerleistung und Speicherplatz kontinuierlich zulegen.

Praxistipp | Auch mit dem EDI-Verfahren ist eine Versendung und automatische Verarbeitung von Rechnungen möglich. Dabei werden die Rechnungen bzw. Daten direkt zwischen den Beteiligten ausgetauscht. Daher muss die EDV auf beiden Seiten aufeinander abgestimmt werden, was gerade für kleinere Unternehmen meist zu aufwendig ist, zumindest wenn sie mehrere Partner haben, mit denen sie sich abstimmen müssen. Daher sollte der Vorzug grds. XML-Formaten gegeben werden, wenn ein Partner nicht auf EDI besteht.

5.2 ZUGFeRD beinhaltet PDF und XML

Wenn es um die Buchhaltung und das Rechnungswesen geht, kommt man an ZUGFeRD kaum vorbei. FeRD steht dabei für Forum elektronische Rechnungen Deutschland (www.ferd-net.de). Und ZUGFeRD (Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) steht für ein einheitliches Rechnungsdatenaustauschformat, das seit Mitte 2014 in Deutschland eingesetzt werden kann. An der Entwicklung des Datenaustauschformats haben u. a. Firmen aus der Automobil- und Konsumgüterindustrie, dem Bank- sowie dem Gesundheitswesen mitgearbeitet. Auch die DATEV als Marktführer in Sachen Buchhaltungssoftware, hat bei der Entwicklung des Datenformats von ZUGFeRD mitgewirkt.

Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es sich um ein hybrides Datenformat handelt, das sowohl PDF als auch XML Daten verarbeiten und versenden kann. Damit sind Rechnungen für Menschen und Computer lesbar und zu verarbeiten. Es steht allen Unternehmen und anderen Marktteilnehmern wie Behörden kostenlos zur Verfügung. ZUGFeRD basiert auf PDF/A3 und erfüllt auch die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, wie sie vom Gesetzgeber verlangt wird. ZUGFeRD kann zudem beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden. Aktuell läuft z. B. ein Projekt mit Frankreich. Mit ZUGFeRD ist es möglich, Rechnungen automatisch ohne z. B. EDI oder Branchenlösungen einfach und automatisch ohne vorherige Absprache und Abstimmung der EDV-Systeme auszutauschen. Zielgruppe sind daher alle Unternehmen, die sich eine Anbindung mittels z. B. EDI an andere Unternehmen etwa aus Kosten- oder Zeitgründen nicht leisten können oder wollen.

ZUGFeRD wird von allen namhaften Anbietern von ERP- oder Buchhaltungssoftware unterstützt und angeboten. Damit ist eine Anschaffung neuer Programme nicht erforderlich und es fallen keine Investitionskosten an. Es ist lediglich damit zu rechnen, dass Kosten im Zuge von Updates entstehen können. Und ZUGFeRD lässt sich in bereits vorhandene, individuelle Unternehmenslösungen einbinden. Eine ZUGFeRD-Anbieterübersicht findet sich z. B. unter https://www.ferd-net.de/zugferd/anbieter/index.html.

5.3 Auch Prozesse müssen geprüft und ggf. anpasst werden. Unternehmer müssen bei der Nutzung elektronischer Rechnungen bedenken, dass die Abläufe im Betrieb an die elektronische Rechnungsverarbeitung angepasst werden müssen. Beispielsweise muss für Kreditoren ein zentrales Eingangspostfach eingerichtet, eine möglichst automatische Erfassung der Rechnungen organisiert, eine formale und inhaltliche Prüfung sowie eine interne Nachverfolgung sichergestellt werden. Zudem müssen die Überwachung der offenen Posten und das Warenverrechnungskonto gewährleistet werden. Auch Eskalationsregeln (z. B.: Was passiert mit Rechnungen bei Falschlieferungen), der möglichst automatisierten Freigabe und Zahlung sowie zur Archivierung sind erforderlich.

Analog dazu muss der Debitorenprozess geregelt werden. Hier gilt es u. a., Ausgangskanäle festzulegen, Vereinbarungen mit Kunden zum Versand und zu Eingangskanälen zu treffen oder einen automatischen Abgleich mit den offenen Posten und Regelungen zur Behandlung unklarer Fälle (z. B. falsche Bankverbindung oder Adressangaben) zu treffen. Und natürlich muss auch hier eine rechtssichere Archivierung gewährleistet werden.

Fazit | Wer echte elektronische Rechnungen erzeugen oder empfangen möchte, darf nicht ausschließlich mit reinen PDF-Dateien arbeiten, sondern benötigt dazu entweder eine EDI oder eine XML-Lösung. Bei EDI ist die direkte Anbindung mit dem jeweiligen Geschäftspartner erforderlich, was gerade kleine Betriebe vor Probleme stellen kann, u. a. weil Einzelvereinbarungen mit genauen Regelungen getroffen werden müssen. Daher sollte möglichst eine XML-Lösung gewählt werden, um flexibel zu bleiben. Bei XML handelt es sich im Grunde nur um eine Möglichkeit, Daten in einem vor allem für Computer und Programme lesbaren Format zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Das Besondere an XML ist, dass es im Prinzip von den meisten Anwendungen ohne Datenanpassungen vornehmen zu müssen, genutzt werden kann. Es gibt inzwischen viele Softwareanbieter am Markt, deren Lösungen XML unterstützen. Ob das der Fall ist, kann man z. B. beim Hersteller erfragen. Dann kann man sich für diese Lösung entscheiden. Alternativ ist die Nutzung von ZUGFeRD möglich, das vor allem für kleine Firmen konzipiert wurde. Hierbei werden sowohl eine normale PDF-Datei, die von Menschen lesbar ist, als auch ein strukturierter Datensatz im XML-Format, den Computer bzw. Programme lesen können, erstellt.

Für Unternehmer bedeutet das: Beide Formate, ZUGFeRD oder „reines“ XML können also vom Rechnungswesen ruhigen Gewissens verwendet und verarbeitet werden, unabhängig davon, ob Rechnungen empfangen oder versendet werden. Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD. Wer die Vorteile elektronischer Rechnungen vollumfänglich nutzen möchte, muss aber dafür Sorge tragen, dass er seine Abläufe im Betrieb umstellt bzw. an die „neuen“ Formate anpasst.

Das ecandes Team unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung von Schnittstellen für die elektronische Rechung. Sprechen Sie uns an unter antworten@ecandes.de.

Quelle: Fachbeitrag aus IWW-Institut, Würzburg vom 05.10.2018


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