8 Fehler, die richtig Geld kosten können

Buchhaltung ist für viele Unternehmer eine lästige Pflicht - die richtig teuer werden kann, wenn sie etwas falsch machen. Die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden.

Fehler 1: Die Rechnungen falsch stellen

Das Problem: Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, kann das richtig teuer werden. Etwa, weil der Vorsteuerabzug entfällt, wenn keine Umsatzsteuer aufgeführt ist. Oder weil sich der Zahlungseingang verzögert, wenn der Kunde eine Nachbesserung des Schriftstücks einfordert.

Noch ärgerlicher: Ist eine solche Rechnung erst einmal eingebucht und einsortiert, fallen die Fehler erst dem Finanzbeamten auf. Im schlimmsten Fall wird die Rechnung dann dem Kunden nicht als Betriebsausgabe anerkannt – keine gute Voraussetzung für eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit …

Die Lösung: „Das Gesetz in Deutschland legt genau fest, was eine gültige Rechnung enthalten muss“, sagt Ute Mascher, Präsidentin des Steuerberaterverbandes Hamburg. Laut Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes gehören folgende Posten auf das Dokument:
•Name und Anschrift Ihres Unternehmens
•Name und Anschrift des Leistungsempfängers
•Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
•eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
•das Ausstellungsdatum
•eine eindeutige Beschreibung der erbrachten Leistung, bzw. Menge und Art der gelieferten Produkte
•Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
•der Nettobetrag, der darauf entfallende Steuersatz und der sich aus diesen beiden Zahlen ergebende Bruttobetrag

Fehler 2: Den falschen Steuersatz anlegen

Das Problem: Je nach Lieferung oder Leistung werden sieben oder 19 Prozent Umsatzsteuer erhoben. Bestimmte Leistungen (zum Beispiel medizinische) sind von der Umsatzsteuer befreit. Wer einen zu geringen Umsatzsteuersatz abrechnet, muss nach einer Betriebsprüfung die Differenz gegebenenfalls nachzahlen – zuzüglich Zinsen.

Die Lösung: „Gerade die Besteuerung von Gütern ist zwar nicht ganz einfach zu durchschauen“, sagt Ute Mascher. „Grundnahrungsmittel wie Milch, Brot und Kaffee werden etwa mit sieben Prozent ausgewiesen, während beispielsweise Mineralwasser und Säfte dem Regelsteuersatz von 19 Prozent unterliegen.“ Aber: „Als Unternehmer muss ich mir nur einmal grundsätzlich klar machen, was ich vertreibe und an wen. Dann gilt es zu prüfen, ob die jeweilige Leistung unter den Regelsteuersatz fällt – abweichende Posten sind in einer Tabelle im Paragraph 12 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt.“

Achtung: Wer etwa in die USA oder ins europäische Ausland liefert, muss hierbei besondere gesetzliche Vorschriften beachten.

Fehler 3: Rechnungen verschicken – und den Geld-Eingang nicht prüfen

Das Problem: Nicht jeder Kunde zahlt zeitnah und zuverlässig – trotzdem werden ausgegangene Rechnungen besteuert, egal, ob tatsächlich Geld geflossen ist oder nicht. Wer also nach der Devise „Rechnung stellen und abhaken“ arbeitet, muss unter Umständen zusätzlich zu den fehlenden Einnahmen am Ende des Jahres mit erheblichen Steuerforderungen rechnen. Und die lassen sich selbst bei gut laufenden Geschäften oft nicht ohne Weiteres begleichen.

Die Lösung: „Machen Sie es sich zur Regel, Zahlungseingänge regelmäßig zu prüfen, etwa
 einmal im Monat – und überfällige Rechnungen anzumahnen.“ Generell rät die Expertin, sich einen finanziellen Puffer für Unvorhergesehenes und akute Engpässe anzulegen. „Wer im laufenden Jahr 30 Prozent seiner Einnahmen beiseitelegt, müsste in der Regel ruhig schlafen können“, so Steuerberaterin Mascher.

Fehler 4: Steuertermine verbummeln

Das Problem: Huch, da war doch was! Gerade wenn das Geschäft brummt oder im Alltag viel los ist, schieben wir leidige Pflichten wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Abgabe der Steuererklärung gern auf die lange Bank. Dumm nur: Egal, ob Sie Unterlagen zu spät einreichen oder fällige Beträge nicht rechtzeitig ausgleichen – das Finanzamt versteht keinen Spaß. Es drohen Zwangsmaßnahmen, die gerade bei Einzelunternehmern durchaus die Liquidität belasten können.

Die Lösung: „Reißen Sie sich zusammen und halten Sie die Fristen ein“, sagt Ute Mascher. Der Hintergrund: Die Mitarbeiter im Finanzamt dokumentieren sehr genau, wer in Sachen Steuer zuverlässig handelt und somit als „angesehener Steuerbürger“ gilt – und wer nicht. Ist man einmal als schludrig oder unzuverlässig eingestuft, werden bei Verfehlungen mitunter höhere Bußgelder angesetzt.

Ute Mascher weiß auch: „Sollten Sie einmal – etwa wegen einer höheren Steuerschuld infolge guter Auftragslage – mit dem Finanzamt in Verhandlung treten, um beispielsweise eine Ratenzahlung zu vereinbaren, sind Ihre Chancen auf ein Entgegenkommen deutlich höher, wenn Sie im Vorfeld nicht unangenehm aufgefallen sind.“

Fehler 5: Schummeln wollen


Das Problem: Familienessen an Sonn- und Feiertagen als Geschäftsessen ausgeben, Benzin für den Privatwagen tanken und als Betriebsausgaben aufführen, obwohl das Firmenauto nur Diesel schluckt, oder Geschenke an Freunde als Kundenpräsente ausweisen: Ja, es gibt jede Menge Möglichkeiten, seinen Gewinn zu mindern. Doch auch die Mitarbeiter beim Finanzamt kennen diese Tricks. Wer sich erwischen lässt, muss mit hohen Geldstrafen rechnen, die in der Regel weit mehr schmerzen als die paar Euro, die Sie die höheren Steuerausgaben gekostet hätten.

Die Lösung: Ehrlich bleiben! Sie suchen nach Möglichkeiten, Ihren Gewinn für die Steuererklärung zu verringern oder schlicht Steuern zu sparen? Fragen Sie einen Steuerberater. „Wir sind auf dem neuesten Stand, wie sich das – legal – bewerkstelligen lässt. Egal, ob es um die Abschreibungen eines Firmenwagens, den Jahresabschluss oder um strategische Beratung geht“, sagt Ute Mascher. Einen Experten an Bord zu holen, rechnet sich schnell – auch, weil Steuerberaterkosten zu den regulären Betriebsausgaben zählen und darum abzugsfähig sind.

Fehler 6: Belege für Buchungen verschlampen

Das Problem: Rechnungen, Quittungen, Kaufverträge, Fahrkarten, Spendenbescheinigungen, Parkscheine: Übers Jahr kommen etliche steuerlich relevante Dokumente und Zettelchen zusammen. Wer sie ohne System – etwa in einer Schuhschachtel – sammelt, läuft nicht nur Gefahr, den Überblick zu verlieren. Wenn entsprechende Nachweise fehlen, lassen sich angefallene Kosten steuerlich zudem nicht geltend machen.

Die Lösung: Buchhaltung braucht Zeit, man macht sie nicht so einfach nebenbei. „Hilfreich ist für jeden Unternehmer, sich einen fixen Termin – etwa pro Woche oder Monat – in seinen Kalender einzutragen. Und sich dann um eine sinnvolle Ablage kümmern“, sagt Ute Mascher. Bewährt hat sich etwa folgendes System:
•Mindestens zwei getrennte Konten für private und geschäftliche Ausgaben anlegen.
•In getrennten Ordnern die zum jeweiligen Konto passenden Auszüge sammeln. Die Ausgabenbelege, die nicht bar bezahlt wurden, chronologisch hinter die jeweiligen Bankauszüge heften.
•Barbelege gesondert nach Rechnungsdatum sortieren und abheften.
•Kreditkartenabrechnung nicht vergessen! Auch hier die entsprechenden Nachweise und Belege abheften.

Fehler 7: Belege auf Thermopapier archivieren

Das Problem: Thermopapier lässt sich prima bedrucken, kommt praktisch als Rolle daher und wird deshalb im Handel ebenso gern verwendet wie in Restaurants oder an Tankstellen. Dumm nur, dass diese Zettel in der Regel nicht lichtecht sind und mit der Zeit verblassen. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, fehlen unter Umständen wichtige Nachweise, weil sie schlicht unleserlich sind.

Eine nicht lesbare Rechnung wird behandelt wie eine nicht vorhandene Rechnung: Der Prüfer kann nicht nachvollziehen, ob ein Vorsteuerabzug korrekt war – und streicht den Abzug in der Regel rückwirkend.

Die Lösung: Thermopapier-Belege immer umgehend kopieren und gemeinsam mit der Kopie ablegen. Aber Achtung: Auch normale Fotokopien können verblassen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, scannt die jeweiligen Belege und legt sich ein digitales Archiv an.

Fehler 8: Die eigenen Buchhaltungs-Fähigkeiten überschätzen

Als Privatperson ist es fast unmöglich, sich ständig über alle Neuerungen und Änderungen im Buchhaltungs- und Steuersystem auf dem Laufenden zu halten. Hinzu kommt: Wächst ein Unternehmen, verlieren selbst zahlenaffine Menschen rasch den Überblick – auch, weil sie dann schlicht nicht mehr die Zeit haben, sich regelmäßig mit Belegen und Umsatzsteuervorauszahlungen zu befassen.

Wer einen Profi machen lässt, vermeidet nicht nur steuerliche Fettnäpfchen, sondern spart zudem oft Zeit und Geld. Hier die drei Top-Tipps von Ute Mascher, wie Unternehmer die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater so reibungslos und kostengünstig wie möglich gestalten:

1. Klare Absprachen treffen

Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater, bevor Sie Ihre Unterlagen einreichen, denn auch Aussortieren kostet die Berater Zeit, die letztlich Sie bezahlen müssen.

2. Durch Vorsortieren sparen

Stichwort „Schuhkarton des Grauens“: Wer Belege unsortiert und ungelocht an seinen Steuerberater weiterreicht, muss wissen, dass er die Zeit bezahlt, die dieser dann benötigt, um das Chaos zu ordnen. Mit einer simplen Vorsortierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen (siehe Punkt 6) erspart man dem Profi Extra-Arbeit – und sich selbst jede Menge Kosten.

3. Auf Vollständigkeit achten

Auch Ihr Steuerberater möchte Ihre Buchhaltung gern in einem Rutsch erledigen – darum empfiehlt es sich, von Beginn an auf die Vollständigkeit der Unterlagen zu achten. Fehlende oder kleckerweise eintrudelnde Unterlagen kosten den Profi Zeit und Nerven, was sich wiederum auf Ihrer Rechnung niederschlägt.

Quelle: impulse.de

 

 


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